Was ist ein Microsoft Tenant?
Ein Microsoft Tenant ist der Hauptaccount von Microsoft Office 365. Auf dem Tenant laufen alle Office 365 Dienste. Er ist erkennbar an der Endung .onmicrosoft.com für Office 365 Tenants bzw. .onmicrosoft.de für Microsoft Cloud Deutschland. Bei einer unternehmensübergreifenden Lizenzierung von Microsoft Office 365 ist die Einrichtung eines Tenants der erste Schritt, der vom IT-Admin eines Unternehmens oder einem IT-Dienstleister durchgeführt werden muss.
Achtung:
Name, Region und Sprache Ihres Tenant lassen sich im Nachhinein nicht mehr global ändern. Nehmen Sie sich also Zeit und überlegen Sie sich gut, welche Optionen Sie wählen. Soll einer dieser Bereich dennoch geändert werden, müssen Sie einen neuen Tenant anlegen.
Microsoft Tenant anlegen
Tenantname festlegen
Idealerweise wählen Sie als Tenantnamen Ihren Firmennamen und diesen so kurz wie möglich. Bindestriche und Sonderzeichen sind nicht erlaubt. Beachten Sie zudem, dass der Name nicht zu lang ist. Der Tenantname wird unter anderem bei SharePoint Online mit angezeigt. Sehr lange Tenantnamen rufen bei manchen Systemen Probleme mit Up- und Downloads hervor.
Achtung bei Tests: Überlegen Sie sich vorab, wenn Sie einen Test-Tenant anlegen. Jeder Tenantname muss einzigartig sein. Wurde ein Name schon einmal in einer Microsoft Cloud verwendet, können Sie ihn nicht mehr nutzen.
Cloud-Region auswählen
Wählen Sie in welcher Cloud bzw. Rechenzentrum, Sie Ihre Daten geografisch gespeichert werden sollen. Ebenso wie der Tenantname ist diese Entscheidung nicht änderbar. Im Hinblick auf mögliche Datenschutz- und Compliance-Richtlinien sollten Sie prüfen, ob die Microsoft Cloud Deutschland oder die Europäische Cloud besser zu Ihrem Unternehmen passt.
Microsoft Cloud Deutschland
Der große Vorteil ist das Datentreuhändermodell, welches Microsoft zusammen mit T-Systems anbietet. Die Daten werden in Deutschland gehostet, Microsoft hat keinen direkten Zugriff. Die deutsche Cloud ist allerdings etwas teurer. Auch stehen einige Funktionen oder ganze Dienste von Office 365, wie z.B. Yammer gar nicht zur Verfügung.
Europäische Cloud
Unternehmen mit internationalen Niederlassungen sollten sich für die Europäische Cloud mit Server Standorten in Dublin und Amsterdam entscheiden, denn sie bietet einen weltweiten schnellen Zugriff auf Firmeninformationen. Neue Funktionen stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Zudem ist die europäische Cloud etwas günstiger. Falls Sie nicht mit hochsensiblen Daten arbeiten oder extrem strengen Compliancevorgaben unterliegen, wäre es ratsam, aufgrund der Kostenvorteile und des größeren Funktionsumfanges, die europäische Cloud wählen.
Tenantsprache
Unternehmen mit Mitarbeitern im Ausland sollten an Folgendes denken: Zwar kann die Anzeigesprache im Tenant nachträglich geändert werden, die Tenantsprache im Backend dagegen nicht. Beispiel: Hat ihr Tenant Deutsch als Sprache im Backend festgelegt, erhält auch ein Kollege im Ausland Fehlermeldungen auf Deutsch.